Manager of Import & Export Team (m/f/d)

Job Description Import Export Manager (M1) Führung und Teammanagement Führung, Coaching und Weiterentwicklung des Import- & Export-Teams einschliesslich Leistungsmanagement, Nachfolgeplanung und Mitarbeitendenentwicklung. Festlegung klarer Ziele, Prioritäten und einer ausgewogenen Aufgabenverteilung zur optimalen Nutzung der verfügbaren Ressourcen. Sicherstellung einer bedarfsgerechten Personalausstattung, eines zeitgerechten Onboardings sowie der kontinuierlichen Kompetenzentwicklung Förderung einer kollaborativen, leistungsorientierten und compliance bewussten Teamkultur. Verantwortlichkeiten Verantwortung für die gesamtheitliche Steuerung der Import- und Exportprozesse für nationale und internationale Sendungen. Sicherstellung der termingerechten und GMP-/GDP-konformen Organisation temperaturgeführter Transporte per Luft- und Landfracht. Sicherstellung der Erstellung und Prüfung von Versanddokumentationen unter Berücksichtigung der globalen Anforderungen der Trade Compliance. Überwachung von Zollabwicklungsprozessen, Anweisungen an Zollbroker sowie der Verwaltung von Vollmachten (Power of Attorney). Überwachung von Sendungsströmen, Engpässen und operativen Leistungskennzahlen zur Gewährleistung einer zuverlässigen Abwicklung. Prozessharmonisierung und kontinuierliche Verbesserung Förderung der Harmonisierung von Import- und Exportprozessen innerhalb des Teams sowie mit relevanten Stakeholdern. Identifizierung von Möglichkeiten zur Innovation, Vereinfachung von Arbeitsabläufen und Beseitigung von Hindernissen für das Team. Unterstützung von Veränderungsinitiativen sowie kontinuierliche Verbesserung von Prozesseffizienz, Durchlaufzeiten und Servicequalität. Kommunikation und Eskalationsmanagement Sicherstellung einer zeitnahen Kommunikation und Eskalation von Problemen, Verzögerungen und kritischen Situationen an Management und relevante Stakeholder. Leitung von Teammeetings zur Besprechung von Eskalationen, Arbeitsauslastung, Prioritäten und relevanten allgemeinen Informationen. Gewährleistung eines effektiven Informationsflusses zwischen Management und operativem Team. Compliance, Reporting und Leistungsüberwachung Sicherstellung der Einhaltung von GMP-, GDP-, Global Trade Compliance- sowie weiterer regulatorischer Anforderungen. Unterstützung interner und externer Audits sowie der daraus resultierenden CAPA-Massnahmen. Erstellung relevanter Statistiken und Berichte zur Dokumentation der Leistungsfähigkeit und Effizienz des Fachbereichs. Überwachung von Leistungskennzahlen, einschliesslich termingerechter Lieferungen, Compliance-Kennzahlen und prognosebezogener Metriken. Unterzeichnung von Dokumenten sowie Durchführung autorisierter Korrekturen im Namen direkter Mitarbeitender entsprechend der erteilten Befugnisse. Voraussetzungen/Kompetenzen: Abgeschlossenes Studium oder gleichwertige Ausbildung in Supply Chain Management, Logistik, Außenhandel, Betriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen oder einem vergleichbaren Fachgebiet, auf Stufe Bachelor, MAS, HF oder vergleichbarer Weiterbildung. Mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung im Import-/Export-, Zoll-, Trade-Compliance-, Logistik- oder Supply-Chain-Umfeld, idealerweise in einem internationalen und regulierten Industrie- oder Pharmaumfeld. Nachweisbare Führungs-, Projektleitungs- oder Koordinationserfahrung mit der Fähigkeit, operative Teams zu steuern, Prioritäten zu setzen und bereichsübergreifende Themen eigenverantwortlich voranzutreiben. Fundierte Kenntnisse in Import- und Exportprozessen, Zoll- und Außenwirtschaftsrecht, Trade Compliance, Incoterms, Ursprungs- und Präferenzthemen, Exportkontrolle sowie Versand- und Zolldokumentation. Ausgeprägte Teamfähigkeit, Sozialkompetenz und Kooperationsbereitschaft sowie die Fähigkeit, Mitarbeitende und Schnittstellenpartner konstruktiv einzubinden und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zu fördern. Gutes Verständnis von GMP-/GDP-Anforderungen, Qualitätssystemen, Abweichungs-, CAPA- und Change-Control-Prozessen sowie regulatorischen Erwartungen in einem compliance-orientierten Umfeld von Vorteil. Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit Datenanalyse, KPI-Reporting und Prozessmonitoring von Vorteil. Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Problemlösungs- und Entscheidungskompetenz, auch unter Zeitdruck und bei operativen Eskalationen. Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens auf Niveau C1. Additional location(s) Compensation Information: Required Skills: Business Metrics, Clinical Supply Chain Management, Distribution Management, Driving Continuous Improvement, Efficiency Improvements, Import-Export, International Trade Compliance, Leadership, Operations Management, Process Improvements Preferred Skills: Dangerous Goods Transportation, Shipping Current Employees apply HERE Current Contingent Workers apply HERE Secondary Language(s) Job Description: Leadership and Team Management Leadership, coaching, and development of the Import & Export team, including performance management, succession planning, and employee development. Definition of clear objectives, priorities, and a balanced allocation of tasks to ensure optimal use of available resources. Ensuring appropriate staffing, timely onboarding, and continuous competency development Promoting a collaborative, performance-oriented, and compliance-conscious team culture. Responsibilities Responsibility for the overall management of import and export processes for national and international shipments. Ensuring the timely and GMP-/GDP-compliant organization of temperature-controlled transports by air and road freight. Ensuring the preparation and review of shipping documentation, taking into account global trade compliance requirements. Monitoring customs clearance processes, instructions to customs brokers, and the management of powers of attorney. Monitoring shipment flows, bottlenecks, and operational performance indicators to ensure reliable execution. Process Harmonization and Continuous Improvement Promoting the harmonization of import and export processes within the team and with relevant stakeholders. Identifying opportunities for innovation, simplification of workflows, and removal of obstacles for the team. Supporting change initiatives and continuously improving process efficiency, lead times, and service quality. Communication and Escalation Management Ensuring timely co